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日本“去印章化”艰难阻碍改革
作者:王雪  来源:日本新华侨报  发布时间:1/3/2021 7:58:32 PM
 

在日本,约定俗成,不管大小文件和申请手续,都习惯以纸本加盖印章进行确认,有人将此称为是具有日本特色的“印章文化”。在2020年新冠肺炎疫情当中,因为这种“印章文化”导致政府发放津贴的迟滞,因而备受质疑。当年9月,“菅义伟丸”启航的时候,就把“去印章化”作为行政改革的目标之一。

目前,日本企业新采用的系统是将电子化的请款单,上传到设有密码的共用云端资料夹,各级主管可直接用自己的电脑登录,确认并批准文件内容。这样,员工即使不来公司,也能不分时间地点而及时处理工作。另外,日本各大企业过去的习惯是对公费出差和采购报帐时,都必须缴纳纸质发票,现在只要出示电子支付的收据,也能正常办理报销手续。此外,日本政府准备将各式文件电子化,纸张和印刷经费直接砍半,用电子邮件沟通,连寄信的邮递费用都免了,省时省力还能节约成本。

但是,理想很“丰满”,现实却很“骨感”。即使是在菅义伟政府大力推动企业的“数字化转型”战略中,“印章文化”也根深蒂固地存在日本企业和社会中。绝大部分企业认为它在促进与商业伙伴之间的信任关系和内部沟通方面发挥了重要的作用。今年6月份日本一家机构在对企业经营者的问卷调查中,超过半数的受访者认为“去印章化”这个习惯不会被简单地抹去。

追根溯源,日本的印章文化最初是通过中国和韩国传入的。但是,进入网络时代以后,中国和韩国已经发生了从印章认证到电子认证的重大转变。那为什么在刷脸、指纹认证日益普及的今天,日本企业和社会还要“固执”地抱着印章不放呢?

第一,使用“印章”可以证明“我是我”。在日本,不仅有国家和天皇的印章——“国玺、御玺”,有公司、机构、组织的公章,每个平民百姓在日常生活中也都离不开印章。明治新政府于1873年10月1日制定了签名盖章的制度,不会写字的人也要有自己的正式印章“实印”,并把这一天为“印章之日”。

在日本生活,“实印”不仅一定要有,而且至少要准备三个:一个是正式注册的印章,一个是银行用章,还有一个是比较随便一些的章,它们都有各自不同的用途。正式注册的印章,用于签订各种合同,比如购房、买车、签约各种保险、作担保人等,不仅要签名盖章还要出示区政府出具的印章注册证明。银行开户、定期账户存取都需要盖章。此外,还需要备一只简易的印章,用于包裹邮件的签收等。如果在公司上班的话,经手资料、传阅资料也需要盖章,以表示你已经看过。虽然可以用签字代替的场合越来越多,但有个印章似乎更加方便。一般注册用印章上雕刻汉字或汉字加日本假名的姓名全称。银行用章和简易印章只刻上汉字姓氏即可。“步入社会后随身带印章”被看作是日本成年人的一种常识和一种素养。

第二,“去印章化”对企业制度是“牵一发而动全身”。可以说,日本企业的绝大部分业务流程都是凭借着被各级领导的“盖章”而向前推动的。对于一些日本的百年企业,“盖章”已经像血液一样融在公司文化中,它代表决策者慎重的考虑,也是一种权力的象征,而被电子化代替后,似乎就缺少了一种“仪式感”,减少了一份“诚意”。每个公司内部的管理规定,业务规章制度都镶嵌着管理者的“盖章”,行成了巨大的路径依赖。此外,即使单方面实行了电子化,但合作企业如不认可电子化合同,也会影响公司的业绩和信誉的。

第三,“去印章化”将对中小企业是沉重负担。日本中小企业在资金周转上不比大企业,在培养员工方面已经投入了很大的成本,而导入电子处理系统需要更高额费用。对于中小企业来说,即使大张旗鼓地导入电子化系统,也不一定能带来更高的利润,反而有可能是一笔“风险投资”。

其实,“去印章化”应该只是“手段”而不是“目的”。要真正的实现“去印章化”,关键在于对工作方式的改革,如何高效地让企业的业务和决策过程更电子化,数字化。事实上,这次日本政府推进“去印章化”电子办公已经不是第一次了。日本政府早在2001年就推出了“e-Japan战略”:要在2003年实现各级行政机关和企业“无纸化”办公,5年内成为世界最前端的IT国家。结果人们看到,日本企业只生产满足政府需要的技术落后产品,不仅使得“e-Japan战略”的远大目标没能实现,日本也在IT浪潮中被甩在一边,丧失了国际竞争力。在“2020年度世界电子化竞争力排行”中,日本仅排在第27位。电子化的效率性可以直接量化反应在劳动生产性上,在OECD(经济合作与发展组织)排名中,日本目前的生产率在37个国家中排在第21位,这是发达国家中最糟糕的情况。要改变这一情况,不管是日本企业还是日本政府,重点是要打通垂直分割管理,提高决策质量。目前,日本政府还没有在各部委之间建立统一的制度和机制,所以对日本政府来说逐步构建“互联网+”环境下政府管理和服务方式还是任重道远,“去印章化”只是其中艰难的一步。 (本文作者系日本高崎经济大学讲师)

 
   
   
 
   
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